Uno de los procesos más importantes en el comercio es la gestión de pedidos. Especialmente cuando se trata de comercio electrónico, ventas online y omnicanal, los procesos pueden volverse muy complejos, e incluso confusos al tener que recopilar información de diferentes fuentes para tomar los pedidos.
Hoy en el blog de SK LOGISTICS, agente aduanal CDMX, te contaremos cómo puedes optimizar la gestión de los pedidos en tu empresa.
¿En qué consiste la gestión de pedidos?
La gestión de pedidos comprende una serie de actividades que comienzan cuando el cliente realiza una compra y finalizan con la entrega de los productos. Este proceso incluye la planificación, organización de tareas, ejecución de acciones y control de las operaciones vinculadas a los pedidos y su distribución posterior.
Ahora bien, el proceso de gestión de pedidos se relaciona directamente con el inventario. Los almacenes deben estar adecuadamente organizados para anticiparse a las necesidades tanto de los consumidores como de los empleados que deben preparar unidades de carga con las mercancías a enviar.
Esto significa que, para preparar los pedidos, los empleados deben disponer de los productos necesarios en el lugar, momento y cantidades suficientes. Lograr esto requiere la coordinación perfecta entre los procesos de la cadena de suministro: desde la elección de los proveedores de insumos, transportistas, la comercializadora aduanal en caso de importaciones, hasta los softwares de gestión, plataformas de venta y forma de contacto con los clientes.
¿Por qué es importante la gestión de pedidos?
La gestión de pedidos es una parte fundamental de la cadena de suministro ya que implica la satisfacción de los clientes, además de la reputación de la empresa.
Una buena gestión de pedidos mejora la experiencia del cliente, reduce las devoluciones (especialmente por error en las entregas), propicia un aumento de las ventas, fideliza a los clientes, evita inconvenientes o retrasos en las entregas.
Además, la gestión de pedidos ayuda a optimizar recursos para que los procesos sean rentables, correctos, seguros y óptimos, por ejemplo, al trazar rutas que rebajen costos y evitar problemas de falta de stock en los almacenes.
Recomendaciones para la gestión de pedidos
Elige las estanterías correctas
Los almacenes destinados a la preparación de pedidos requieren un diseño distinto a aquellos dedicados únicamente al almacenamiento de materias primas. En logística, este proceso se llama picking, y el diseño de almacenes y racks se adapta a soluciones como el sistema Shuttle o sistemas automatizados para cajas. Esto permite aplicar el criterio de ‘producto a persona’ o goods-to-person, lo que acelera las tareas de preparación al reducir los movimientos de los operadores en el almacén
Implementa sistemas de digitalización y automatización
La gestión de pedidos implica diferentes fases desde el momento en que el cliente hace su compra. Para recopilar toda la información, es indispensable contar con sistemas digitales que integren todos los datos, faciliten la colaboración, permitan visualizar la disponibilidad del stock, métodos de pago, condiciones de envío, entre otras labores.
Un sistema de gestión de pedidos es la herramienta recomendada para gestionar los pedidos, recibir notificaciones con el detalle de la solicitud del cliente y todos los detalles para completar los pedidos.
Gestionar los pedidos es una labor que requiere la coordinación entre los departamentos, de modo que todos cumplan su rol, desde el área de compras para adquirir mercancías o materias primas, hasta los transportistas que van a entregar el pedido hasta la bodega o instalaciones del cliente.
Soluciones de automatización
Los almacenes que tienen un presupuesto mayor pueden implementar soluciones automatizadas para la preparación de pedidos, por ejemplo, al usar máquinas con brazos robóticos para trabajar de forma autónoma y trasladar la mercancía de un lado a otro.
Contempla sistemas de gestión de devoluciones
Coordinar las posibles devoluciones es parte de la logística inversa y la preparación de pedidos. Una vez que los productos regresan al almacén, los operadores deben revisarlos para decidir la siguiente etapa, ya sea la reparación o acondicionamiento de un producto electrónico, o bien, si se comercializa nuevamente la mercancía devuelta.
En gran parte de este proceso intervienen los empaques del producto, ya que los accesorios de protección deben ser devueltos como parte de la política de gestión de devoluciones con el fin de que la mercancía llegue en las mejores condiciones al almacén.
Elegir y evaluar a los proveedores
Gran parte del éxito de las empresas es la elección de proveedores eficientes, confiables y puntuales, que cumplan con tiempos de entrega y flujo constante de mercancías o materias primas.
Evaluar los proveedores. Trabajar con proveedores confiables y eficientes es fundamental para lograr una gestión de pedidos exitosa. Las empresas establecen relaciones sólidas con los proveedores y transportistas que garanticen entregas a tiempo y el flujo constante de productos.
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