En general, una auditoría se realiza para analizar la información sobre un área en especial de la empresa. Los resultados obtenidos se utilizan para detectar posibles fallas o errores y para mejorar el desempeño en diferentes áreas.
Una de las más importantes es la gestión de proveedores y hoy en el blog de SK LOGISTICS, expertos en comercio internacional, te contaremos todo lo que debes saber sobre el servicio de auditoría de proveedores.
¿Qué es el servicio de auditoría de proveedores?
El servicio de auditoría de proveedores consiste en la visita a la fábrica o empresa del proveedor de una organización. Esta visita se realiza por un tercero, es decir, alguien ajeno a ambas organizaciones y que, por ende, es imparcial y tiene la experiencia y conocimientos para analizar de forma meticulosa algunos factores predeterminados.
Dentro de los puntos a analizar durante la auditoría a un proveedor se encuentran:
- Instalaciones físicas de la fábrica, el almacén o las oficinas del proveedor
- Certificados de calidad
- Cantidad de empleados
- Licencias o permisos de exportación e importación
- Permisos gubernamentales con los que la empresa debe contar con base en su giro empresarial
- Condiciones de funcionamiento administrativas del proveedor y su línea de producción
- Capacidad de producción
- Condiciones de seguridad en cada área de trabajo
- Bitácoras con la información del mantenimiento de la maquinaria
- Líneas de producción
- Entrevistas con las personas encargadas de las áreas de trabajo
Las empresas deben tener requerimientos predeterminados que deben ser inspeccionados o auditados por el especialista, de modo que se obtenga la información necesaria para evaluar al proveedor.
¿Qué se obtiene con un servicio de auditoría de proveedores?
Una vez realizada la visita, el auditor debe generar un reporte completo, donde se especifiquen los aspectos evaluados y las conclusiones. De preferencia, se deben tomar fotografías y evidencias para comprobar los comentarios del auditor, de modo que las empresas contratantes puedan tomar la decisión certera sobre si es conveniente trabajar con el proveedor.
¿Para qué sirve la auditoría a proveedores?
Tener información completa sobre los proveedores permite tomar decisiones estratégicas sobre ellos. Por ejemplo, empezar a trabajar en conjunto, encargarle una obra o proyecto muy grande.
Las empresas deben tener la certeza de que los procesos de sus proveedores son seguros, que cumplen con las regulaciones de calidad, protección al medio ambiente y seguridad.
Las auditorías no solo sirven para conocer al proveedor y asegurarse de tener contratos con empresas serias y confiables para cumplir con reglamentos o filosofías internas, sino para no relacionarse con posibles defraudadores que pongan en riesgo la credibilidad de la empresa.
Tipos de auditorías para proveedores
Las empresas que requieren de un servicio de auditoría deben tener consciencia sobre los riesgos, tanto para su propia empresa, como de los proveedores. De este modo pueden elegir el tipo de auditoría y si es necesario que la realice un tercero o alguien de la empresa. Los tipos de auditorías son:
- Auditoría financiera. Se relaciona con la gestión de devoluciones, divisas, riesgo de cambios, aranceles, impuestos y posibles sobreprecios de las mercancías o de los servicios.
- Auditoría de información. Consiste en el análisis de la seguridad de la información compartida con los proveedores, que puede ser de la misma organización que los contrata, o bien, de sus clientes.
- Auditoría de integridad. Se refiere al incumplimiento normativo, posibles conflictos de interés, daños a la reputación y otras situaciones que se relacionan con el fraude.
- Auditoría operacional. Consiste en el análisis de costos, eficiencia, cadena de suministro y resolución de problemas relacionados con las operaciones comerciales.
- Auditoría estratégica. Es un análisis enfocado en la responsabilidad social empresarial, el cuidado del medio ambiente y el impacto económico que tiene la empresa en terceros.
- Auditoría tecnológica. Analiza los riesgos relacionados con la implementación de tecnologías como dispositivos de almacenamiento de información y redes.
- Auditoría de seguridad. Aquí abarca la seguridad de los colaboradores que trabajan en la organización, y la seguridad de la información susceptible de los clientes.
¿Cuándo realizar una auditoría a mis proveedores?
De preferencia, las empresas deben auditar a los proveedores antes de contratarlos. De este modo, se aseguran de que cuentan con personal capacitado, con certificaciones y procedimientos seguros.
Además, se pueden realizar auditorías programadas de forma semestral, trimestral o anual, así como inspecciones periódicas y no programadas, que son las que suelen brindar datos más exactos sobre el estado de la empresa.
¿Por qué contratar un servicio de auditoría de proveedores externo a tu empresa?
Los auditores deben ser personas imparciales, que no tengan conflictos de interés, que tengan la capacidad y conocimientos para analizar los factores mencionados y otros que sean particulares de cada empresa.
Además, los informes finales deben basarse en la evidencia y ser comprobables para que la empresa tenga la certeza de que los datos son correctos y le servirán para tomar decisiones estratégicas.
En SK LOGISTICS esperamos que esta información te sea de utilidad. Te invitamos a navegar por nuestra página web para conocer todos los servicios que tenemos para ti: asesoría fiscal en comercio exterior, logística integral, entre otros que brindarán valor a tu empresa. Solicita más información al teléfono 33 2101 0491, o visítanos en Torre 500, Av. Américas #1254, Piso 10, Colonia Country Club, 44610, Guadalajara. ¡Estamos listos para atenderte!
